الإدارة ونظام المعلومات المحاسبية

الإدارة ونظام المعلومات المحاسبية

تمثل الوحدة الاقتصادية البيئة الداخلية التي يعمل نظام المعلومات المحاسبية في نطاقها إلى جانب العديد من نظم المعلومات الأخرى التي يمكن أن تتواجد فيها.
وتمارس في الوحدة الاقتصادية العديد من الوظائف التي يعتمد تحد يدها على حجم الوحدة الاقتصادية وطبيعة النشاط الذي تمارسه ، وتمارس هذه الوظائف من خلال مجموعة من الإدارات التي يمكن تحديدها ضمن الهيكل التنظيمي لتلك الوحدة ، والتي يمكن تحديدها (في أي وحدة اقتصادية صناعية كبيرة الحج م ) بكل من : الإدارة المالية ، إدارة الإنتا ج ، إدارة المشتريات والمخازن ، إدارة التسويق (المبيعات) ، إدارة الأفراد . والتي يطلق على مجموعها مصطلح وظائف الوحدة الاقتصادية (وظائف الوحدة إقتصادية) .
كما أن هناك مجموعة من الوظائف الإدارية التي يمكن أن يمارسها أي مدير لأي إدارة من الإدارات السابقة بهدف اتخاذ العديد من القرارات التي يقع على عاتقه اتخاذها في سبيل تحقيق أهداف إدارته – بصورة خاصة – وأهداف الوحدة الاقتصادية التي يعمل ضمن نطاقها – بصورة عامة - .
ونظرًا لتعدد الوظائف التي يمكن أن تمارس في الوحدات الاقتصادية وتعدد الوظائف الإدارية لكل مدير من المديرين الذين يمكن أن يتواجدوا ضمن الهيكل التنظيمي لأي وحدة اقتصادية وما يصاحب ذلك من حاجة متزايدة لتوفير نوعيات متعددة من البيانات والمعلومات التي يقع على نظام المعلومات المحاسبية توفيرها فإن الأمر يتطلب ضرورة دراسة كل وظيفة يمكن أن تمارس في الوحدة الاقتصادية وكذلك دراسة كل وظيفة يمكن أن يزاولها أي مدير في تلك الوحدة وصولا إلى تحقيق الهدف العام لنظام المعلومات المحاسبية في توفير المعلومات اللازمة والمفيدة إلى الجهات المستفيدة من داخل الوحدة الاقتصادية نظرًا لأهمية هذه الجهات في الحكم على مدى فاعلية نظام المعلومات المحاسبية بصورة مباشرة.

أهمية نظام المعلومات المحاسبية في إدارة الوحدة الاقتصادية

تعتبر الوحدة الاقتصادية نظامًا كليًا للمعلومات يتكون من عدد من النظم الفرعية منها: النظام المحاسبي ، المالي ، الإنتاجي ، التسويقي ، نظام المشتريات والتخزين ، نظام الأفراد (العاملين) ، وتعمل هذه النظم مع بعضها البعض بصورة مترابطة وبتنسيق متبادل في سبيل تحقيق الأهداف الاقتصادية والاجتماعية والسياسية التي ترمي إليها الوحدة الاقتصادية ككل .
وبذلك يشكل نظام المعلومات المحاسبية نظامًا فرعي ًا ضمن نظام المعلومات المتكامل في الوحدة الاقتصادية يتطلب منه التنسيق والتكامل مع نظم المعلومات الفرعية الأخرى فيها.
ويعتبر نظام المعلومات المحاسبية أقدم نظام للمعلومات عرفته المشروعات التجارية والصناعية وغيرها ويشكل الركيزة الأساسية والمهمة بالنسبة لنظم ا لمعلومات الأخرى في الوحدة الاقتصادية انطلاقًا من الآتي:
1. نظام المعلومات المحاسبية هو وحده الذي يمكن الإدارة والجهات الأخرى المعنية من الحصول على صورة وصفية (متكاملة) وصحيحة عن الوحدة الاقتصادية .
2. يتصل نظام المعلومات المحاسبية بغيره من نظم المعلومات عن طريق م جموعة من قنوات تعتبر حلقات وصل بين مصادر الحصول على المعلومات ومستخدمي هذه المعلومات ، وتشكل في مجموعها مسارات النظام الشامل للمعلومات .
3. يمكن نظام المعلومات المحاسبية من التعرف على أحداث المستقبل بدرجة تقرب – إلى حد ما – من الصحة ، وتوجيه الموارد الناد ر ة نحو الاستخدام الأمثل ، كما انه يوفر المقاييس التي تساعد على تطوير أساليب الرقابة .
4. أن المعلومات التي تنتج بواسطة النظم الفرعية الأخرى توضح في صورتها النهائية بدلالات (مصطلحات) مالية في التخطيط الاستراتيجي للوصول إلى هدف الوحدة الاقتصادية .

علاقة نظام المعلومات المحاسبية بنظم المعلومات الأخرى على مستوى الوحدة الاقتصادية

لكي تتم عمليات التنسيق والتكامل بين نظام المعلومات المحاسبية ونظم المعلومات الفرعية الأخرى في الوحدة الاقتصادية لابد من دراسة العلاقة بينهم وتوضيحها لمعرفة دور نظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية بصورة واضحة وتحديد موقعه على شبكة المعلومات فيها كآلاتي

اولاً. علاقة نظام المعلومات المحاسبية بالنظام الفرعي للمالية
تختص الإدارة المالية بالبحث في وسائل الحصول على الموارد المالية اللازمة للوحدة الاقتصادية وتحديد مصادرها واوجه استخداماتها بكفاءة وفاعلية .
ويهتم النظام الفرعي للمالية بمقابلة الالتزامات المالية للوحدة الاقتصادية باستخدام الحد الأدنى الممكن من تلك الموارد وبالشكل الذي يتوافق مع هامش الأمان المخطط من خلال التحكم بالتدفقات النقدية الداخلة إلى الوحدة والخارجة منها والمترتبة على إجمالي النشاط الذي تمارسه هذه الوحدة وصو ً لا إلى أهدافها المنشودة .
وبحكم عمل نظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية وعلاقاته مع جميع النظم الفرعية الأخرى فانه يعتبر المصدر الأساس في توفير معظم المعلومات اللازمة لاتخاذ القرارات المالية ، ومنها :
1. تحديد نتيجة النشاط الذي تمارسه الوحدة الاقتصادية والتحليلات المتعلقة بك يفية التوصل إلى ذلك (قياس الربح وتحليلاته ) ، فض ً لا عن توفير البيانات الخاصة بتخطيط الربحية وتحليلات التعادل.
2. تحليل مصادر الأموال والكيفية التي تم من خلالها استخدام تلك الأموال ، من خلال إعداد قائمة مصادر الأموال واستخداماتها ، وكذلك قائمة التدفقات النقدية ، في سبيل تحديد مجالات الحصول على الأموال واستخداماتها في الأنشطة التشغيلية والتمويلية والاستثمارية .
3. تفسير النتائج التي يتم التوصل إليها من خلال عمليات التحليل المالي للبيانات المحاسبية التي تحتويها مجموعة التقارير والقوائم المالية ذات العلاقة بالسياسات المالي للإدارة المالية في مجالات التمويل وتحصيل الديون ومدى القدرة على الوفاء بالالتزامات المالية ... الخ .
4. المساعدة في وضع تقديرات الموازنة النقدية التي يمكن أن تعتمد عليها الإدارة المالية في قيامها بأعمالها الملقاة على عاتقها وبما يمكن أن يساهم في تحقي ق أهداف الوحدة الاقتصادية بصورة عامة .

ثانياً. علاقة نظام المعلومات المحاسبية بالنظام الفرعي للإنتاج
يتركز النشاط الرئيسي لإدارة الإنتاج في استخدام الموارد المتاحة للعملية الإنتاجية بكفاءة اقتصادية في سبيل الحصول على المنتجات المرغوبة سواء كانت سلعًا أو خدمات.
ومن خلال المعلومات التي يستقبلها نظام المعلومات المحاسبية من النظام الفرعي للإنتاج وإجراء العمليات التشغيلية اللازمة بشأنها ، فانه سوف يوفر معلومات بصورة دورية مستمرة للوقوف على مراحل النشاط الإنتاجي أو ً لا بأول ومدى ارتباط ذلك بالأهداف الموضوعة ح تى يمكن اتخاذ القرارات المناسبة وفي الوقت المناسب ، ومن هذه المعلومات:
1. معلومات عن تكاليف الإنتاج ومتوسط تكلفة الوحدة والتحليلات الخاصة بتكاليف الإنتاج على مستوى مراكز وحدات الإنتاج .
معلومات على شكل تقارير مقارنة بين الإنتاج المخطط والإنتاج الفعلي . 2.
3. معلومات تساعد على تخطيط الإنتاج وتطوير أساليب التصنيع وبدائل الإنتاج ، من خلال الدراسات التي يقوم بها نظام المحاسبة الإدارية .
والتخزين:
يتعلق نشاط إدارة المشتريات بتحديد الكمية التي يجب شراؤها من الأصناف المختلفة، والوقت المناسب للشراء ، بالإضافة إلى اختيار المو  رد المناسب . ويرتبط النظام الفرعي للتخزين بإدارة المشتريات من حيث تحديد كمية أمر التوريد ونقطة إعادة الطلب التي تقلل تكاليف طلب الصنف وتخزينه وتكاليف عدم وجود مخزون.
ويلاحظ أن نظام المعلومات المحاسبية يعتبر المصدر الأساس في توفير معظم المعلومات اللازمة بشأن المشتريات وعمليات التخزين، ومن هذه المعلومات:
1. معلومات تحليلية بالكمية والقيمة عن عمليات الشراء والتخزين والصرف والرصيد لمختلف المواد .
2. معلومات عن الكميات والمواد الفائضة والتي لم تصبح صالحة للاستعمال، وذلك للتخلص منها في الوقت المناسب وحتى لا تشكل عبئاً على تكاليف التخزين.
3. معلومات تساعد في تخطيط المخزون، وتحليل تكاليف التخزين على مستوى كل مركز من مراكز التخزين والمواد.
المساعدة في وضع تقديرات موازنة الشراء. 4.

في الأجور والمكافآت وتكاليف التدريب والتقاعد . 1. توفير تقارير مقارنة بين أرقام الموازنة للأجور وحجم العمالة والأجور الفعلية ،
بالإضافة إلى تحليل الانحرافات وأسبابها .
2. معلومات تساعد في رسم سياسات بديلة للأ ج ور والمكافآت والتوظيف ، وآثارها
المتوقعة.
3.
ومن خلال ما تقدم يلاحظ أن هناك علاقات تكامل وترابط بين نظام المعلومات المحاسبية ونظام المعلومات الفرعية الأخرى على مستوى الوحدة الاقتصادية تقتضي منه الاهتمام بكافة الأحداث التي تتم في الوحدة الاقتصادية سوا  ء أكان ت هذه الأحداث فعلية (تمت في الماضي ) أو مستقبلية (يتوقع حدوثها في المستقبل )، سواء كان معبرًا عنها بصورة مالية أو غير مالية، مع ضرورة الاستعانة بأساليب المعرفة الأخر ى : الإحصائية والرياضية وبحوث العمليات ، بهدف إعداد البيانات والمعلومات اللازمة لترشيد القرارات وتحيل النتائج الناجمة عنها بحيث يمكن توفير تدفق متواصل ودقيق للمعلومات اللازمة للإدارة والجهات الأخرى لأغراض اتخاذ القرارات بعد تكوين صورة واضحة ومتكاملة عن الوحدة الاقتصادية ككل.
ولتأمين ذلك فان على نظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية أن يهتم بالآتي:
1. ربط المفاهيم المحاسبية بالأبعاد الإدارية والاقتصادية التي تحيط بعملية اتخاذ القرار من قياس ومقارنة وإعادة تغذية ، وبما يعني ضرورة إعطاء عناية أكبر لأهداف ومتطلبات الإدارة في مجالات التخطيط والتنظيم واتخاذ القرارات والرقابة .
2. الاختيار المحاسبي السليم والدقيق للمعلومات ، باستخدام جميع الأساليب الممكنة سواء كانت أساليب تقليدية أو رياضية أو إحصائية أو نتائج للدراسات السلوكية .
3. التدفق المناسب للمعلومات من خلال توفير مخرجات لاتخاذ صورة واحدة ولا تتضمن محتوى واحد وبما يمكن أن يؤثر في النتائج المتوقعة و بحيث يصبح العائد المتوقع للقرار أكبر ما يمكن عن طريق توضيح رؤية صانع القرار وتحسين إدراكه بالقوى التي تؤثر في القرار .
4. توفير التدفق المستمر للمعلومات الكامل والصحيحة عن النتائج الاقتصادية المتوقعة للقرارات البديلة والنتائج الاقتصادية للأداء الكلي للوحدة ا لا قتصادية ، في صورة تقارير وجداول إحصائية للإدارة والجهات الأخرى المعنية.