الاتصال المحاسبي

المبحث الثالث . يعرف الاتصال في العلوم السلوكية بأنه "عملية نقل وتلق ي الحقائق والآراء والشعور والاتجاهات وطرق الأداء والأفكار بواسطة رموز من شخص إلى آخر".
وفي مجال المحاسبة يمكن تعريف الاتصال (الاتصال المحاسبي ) بأنه : عملية تقديم البيانات المحاسبية في مجموعة من التقارير والقوائم إلى الجهات التي يمكن أن تفهمها وتستفاد منها في عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بالوحدة الاقتصادية المعنية .
وعليه فإن عناصر الاتصال المحاسبي سوف تتضمن الآتي :
1. البيانات المحاسبية التي يتم إعدادها من قبل القائمين على عمل نظام المعلومات المحاسبية بكافة نظمه الفرعية التي يمكن أن تتواجد في الوحدة الاقتصادية (المرسل).
2. مجموعة التقارير والقوائم التي يمكن أن ينتجها نظام المعلومات المحاسبية في الوحدة الاقتصادية المعنية (الرسالة) .
3. الجهات التي يمكن أن تستخدم البيانات المحاسبية وتفهمها وتستفاد منها في عملية اتخاذ القرارات المتعلقة بها (المستلم)
وقد أكدت الجمعية الأمريكية للمحاسبين ( A.A.A ) على أهمية الاتصال في المحاسبية حين اعتبرته جزءًا أساسيًا من الوظيفة المحاسبية عندما عرفت المحاسبة بأنها عملية تحديد وقياس وتوصيل المعلومات الاقتصادية لتمكين مستخدميها من الحكم السليم واتخاذ القرارات اللازمة .
وقد أكد البعض أن الوظيفة المحاسبية يمكن وصفها بأنها عملية اتصال.
إضافة لذلك ، فإن تطور المحاسبة كنظام للمعلومات اقتضى من المحاسبين أن يقوموا بدورين أساسيين ومتكاملين هما :
الدور الأول: كمنتجين للمعلومات ، حيث اصبح نظام المعلومات المحاسبية النظام الرسمي للمعلومات في الوحدة الاقتصادية

الدور الثاني : كموزعين للمعلومات ، حيث اصبح نظام المعلومات المحاسبية نظامًا للاتصال بين نظم المعلومات الفرعية الأخرى في الوحدة الاقتصادية .
وأن قيام المحاسب بدوره كموزع للمعلومات يتطلب منه التعرف على سلوك متخذي القرارات في مواجهة المشكلات الإداري ة المختلفة ، وكيفية صياغة هذه المعلومات بشكل ملائم ومؤثر على السلوك المتوقع ، حيث اتضح من خلال نتائج الدراسات السلوكية المحاسبية أن معظم المشكلات تظهر بوضوح خلال عملية الاتصال وليس في مرحلة تصنيف وتبويب البيانات .
وعليه فإن الأمر يتطلب من المحاسب أن لا يسأ ل فقط : ما هي المشكلة التي يحاول حلها ؟ وما هي البيانات التي يحتاجها المستفيد لحل المشكلة ؟ ولكن يجب أيضًا أن يحدد الأسلوب والشكل الذي ستوصل به البيانات إلى المستفيد والتي تؤثر في سلوكه.
وبذلك يتطلب من المحاسب عند إنتاج وتوزيع المعلومات أن يتخذ سلسلة من القرارات منها:
ما هي المعلومات التي يحتاج إليها المستفيدون فع ً لا . - كيف يمكن الحصول على البيانات اللازمة لإنتاج هذه المعلومات . - المصدر ؟ - ما هي الطريقة المناسبة لتشغيل البيانات المحصلة – العمليات التشغيلية ؟ - من الذي يجب إيصال المعلومات أليه – المستفيد ؟ - ما هو الأسلوب المناسب لعرض هذه المعلومات – التقارير والقوائم المالية ؟ - وبذلك فإن الأمر يتطلب من المحاسب أن يكون لديه تصور محدد عن ردود الفعل المنتظرة لدى متخذ القرار (المستفيد) وأثر هذه الردود على أهداف الوحدة الاقتصادية ، وبما يعني انه لابد وان يكون لدى المحاس ب مجموعة من الفروض عن سلوك متخذي القرارات .

أشكال (أنواع) الاتصال المحاسبي
يمكن أن يأخذ الاتصال المحاسبي اكثر من شكل من الأشكال التي يمكن الاعتماد عليها في إيصال البيانات والمعلومات المحاسبية ، ويمكن تحديد هذه الأشكال حسب إمكانية تبادلها وتقديمها إلى الجهات التي يمكن أن تستفيد منها كما يلي :-
1. الاتصال مع الجهات الداخلية
ويتم عن طريق مجموعة من البيانات والمعلومات التي تقدم بصيغة تقارير إلى الجهات المستفيدة داخل الوحدة الاقتصادية وحسب علاقاتها الإدارية مع بعضها البعض ، وهي يمكن أن تأخذ أي شكل أو اكثر من الأشكال الآتية:
أ. الاتصالات النازلة
يركز هذا الشكل على تقديم البيانات والمعلومات في صيغة تقارير توجيهية (موجهة) من لمستويات الإدارية العليا إلى المستويات الإدارية الأخرى (الوسطى والدنيا)، وهي تركز على كيفية تجزئة أو تقييم الخطط طويلة الأجل وتحويلها إلى خطط متوسطة أو قصيرة الأجل، كذلك في كيفية تحديد الأهداف الفرعية للمستويات الإدارية الأدنى في ضوء الهدف أو الأهداف العامة التي يسعى مستوى الإدارة العليا إلى تحقيقه للوحدة الاقتصادية وغالبًا ما تكون البيانات والمعلومات ضمن هذا الشكل من أشكال الاتصال المحاسبي بصورة إجمالية ذات خطوط عريضة وأهداف (توجيهات) عامة.
ب. الاتصالات الصاعدة
يركز هذا الشكل على تقديم البيانات والمعلومات بصورة معاكسة تماماً للشكل السابق (الاتصالات النازلة ) ، فهو يأخذ صورة تقارير إعلامية وإخبارية بما حدث فعلا بشأن ما تم استلامه من بيانات و معلومات من مستوى الإدارة العليا والوسطى من قبل مستوى الإدارة الدنيا (التنفيذية) ، حيث تعد تقارير تفصيلية من قبل مستوى الإدارة الدنيا بصورة يومية أو أسبوعية على الأكثر – ثم يتم تلخيصها من قبل مستوى الإدارة الوسطى (مديري الإدارات المختلفة ) بصورة مختصرة ومل خ صة اكثر إلى مستوى الإدارة العليا.

ج. الاتصالات الأفقية
يركز هذا الشكل على تبادل البيانات والمعلومات بين المديرين والمسؤولين ضمن نفس المستوى الإداري الواحد ، حيث يساعد ذلك في تحقيق صور التكامل والترابط والتنسيق في إعداد المعلومات المطلوب تقديمها للمستوى الإداري الأعلى أو تبليغها على المستوى الإداري الأدنى.
2. الاتصال مع الجهات الخارجية
يتم هذا الشكل من الاتصال عن طريق مجموعة البيانات والمعلومات التي تقدم بصيغة قوائم إلى الجهات المستفيدة من خارج الوحدة الاقتصادية ، وهي تقسم على نوعين:-
أ. مجموعة القوائم الرئيسية (الأساسية) التي يجب على نظام المعلومات المحاسبية إنتاجها وتقديمها إلى الجهات الخارجية ، وهي تتمثل بكل من : قائمة الدخل ، قائمة المركز المالي، قائمة التدفقات النقدية .
ب. مجموعة القوائم الثانوية (الملحقة) التي تتمثل بكافة القوائم والكشوفات التوضيحية الملحقة بالقوائم المالية الأساسية والتي يعتمد إعدادها على مدى إمكانية القيام ببعض التوضيحات اللازمة للقوائم الأساسية أو لبعض البيانات التي يمكن أن تفيد الجهة المستخدمة في توضيح حالة معينة أو اتخاذ قرار معين .

مقومات الاتصال المحاسبي
أوردت الجمعية الأمريكية للمحاسبة ( A. A. A .) عدة مقومات في مجال الاتصال المحاسبي أكدت على ضرورة مراعاتها ، وهي :
الملاءمة للاستخدامات المتوقعة 1.
يفترض من خلال عملية الاتصال أن تكون هناك علاقة متبادلة ومستمرة بين المحاسبين والمستفيدين من نظام المعلومات المحاسبية ، بحيث يتمكن المحاسب من التعرف على الاستخدامات المختلفة للبيانات والمعلومات المحاسبية وما يطرأ عليها من

إظهار العلاقة الهامة 2.
يجب الإفصاح عن المعلومات التي تتضمنها مخرجات نظام المعلومات المحاسبية بصورة كاملة وموضوعية وعدم إهمال أي بيانات أو معلومات مهما كان حجمها ، مع ضرورة تنسيق البيانات والمعلومات بالأسلوب الذي يظهر العلاقات الهامة بين بعضها البعض والآثار الناتجة عن ذلك ، إضافة إلى ع دم إهمال العوامل المتعلقة بالظروف المحيطة.
البساطة 3.
يجب أن تعد مخرجات نظام المعلومات المحاسبية بصورة مفهومة وواضحة لكي يكون باستطاعة المستفيدين استيعابها والاستفادة منها.
تنسيق وتوحيد الممارسات المحاسبية المطبقة 4.
يقتضي أن تكون مخرجات نظام المعلومات المحاس بية معتمدة أسس وقواعد محددة وموحدة لكي يمكن الاسترشاد بها وتحقيق الفائدة للمستفيدين منها.
5. ثبات تطبيق الممارسات المحاسبية من فترة إلى أخرى
يجب الثبات على الأسس والقواعد والإجراءات المحاسبية التي يتم اتباعها في الوحدة المحاسبية بمرور الوقت ، حيث أن ذلك يساع د في عملية التتبع الزمني لمدى تقدم الوحدة الاقتصادية في تحقيق أهدافها وإمكانية عمل المقارنات من وقت لأخر.